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27 trucos de Microsoft Word para escritores ninja

word-para-escritoresLo amarás o lo odiarás, pero lo cierto es que hay un programa sin el que no puedes vivir: Microsoft Word para escritores. Es un programa tan fácil de empezar a utilizar que a veces nos olvidamos de todo lo que es capaz de hacer por nosotros.

Haces doble click sobre él, te aparece una página en blanco y comienzas a teclear palabras sin preocuparte de nada más.

Sencillo, ¿verdad?

¡Ay, amigo! Si me hubieran contado al principio todo lo que sé ahora sobre Word. Otro gallo hubiera cantado.

Con este artículo sobre Microsoft Word para escritores te enseñaré a ser un auténtico ninja de este maravilloso programa.

Aunque en la actualidad trabajo con la versión de Word 2011 para Mac, la mayoría de los trucos sirven también para su versión de Windows. En caso contrario, especificaré cómo funcionan en ambas plataformas

Microsoft Word para escritores, pasos previos

Antes de entrar en materia seria, es mejor aprender cómo domesticar a Word para que se comporte justo como tú necesitas.

Word tiene la mala costumbre de hacer ciertas cosas que luego podrían darte muchos problemas de cara al formato. Si no los corriges desde el principio, puede que no tengas más remedio que utilizar el método nuclear para darle formato desde cero.

Créeme, aunque es la solución definitiva te consumirá tu valioso tiempo.

Mejor empezar bien desde el principio, ¿no crees?

1. Modifica el menú de autocorrección

Con el documento Word que vayas a utilizar para escribir tu libro, accede al menú Herramientas > Autocorrección.

En la pestaña “Autoformato mientras escribe”. Desactiva todas las casillas marcadas excepto la de las comillas. Esa puedes elegir lo que quieras hacer.

2. Elige la extensión de archivo adecuada

Microsoft Word tiene dos tipos de extensiones en la actualidad: .doc y .docx.

La primera es la que nos interesa. .doc es la extensión más compatible con los mejores plataformas de autopublicación ebooks de la actualidad.

.docx es la extensión que utilizan por defecto las versiones de Word más modernas. Pero como incorporan mejoras que otras versiones no soportan, suelen acabar dando problemas.

3. Configura los estilos rápidos de Word

Probablemente se trate del truco de Word para escritores más importante de todos. ¿Quieres ahorrarte HORAS Y HORAS de tu tiempo dándole un formato decente a tu ebook? No dejes de leer estas líneas.

En la parte en la que se encuentran los atajos y acciones más frecuentes de Word, verás un apartado que pone “Estilos”.

Ahí veras 4 o 5 cajitas con estilos diferentes, con su nombre y una vista previa de qué consisten. Vas a modificarlos.

Con el ratón en el primero de ellos, haz click derecho y elige “Modificar”. Verás algo como esto:

Microsoft Word para escritores

Aquí podrás ponerle el nombre, tamaño, tipografía y más opciones por defecto que tú quieras.

Al configurar un estilo personalizado, cuando selecciones un texto y hagas click en ese estilo se transformará automáticamente a lo que hayas establecido.

4 a 7. Crea estos cuatro estilos predeterminados

Con lo que acabamos de ver, crea estos cuatro estilos:

  1. Ficción: tipo de letra Times New Roman, tamaño 12, alineado a la izquierda y en el submenú Formato > Párrafo vas a poner la sangría izquierda y derecha a 0 cm, en la Especial pondrás Primera línea y en Por escribirás 1 cm. En el apartado Espacio, pon a cero el espaciado Anterior y Posterior y elige el Interlineado Sencillo.
  2. No ficción: tipo de letra Times New Roman, tamaño 12, alineado a la izquierda y en el submenú Formato > Párrafo vas a poner la sangría izquierda y derecha a 0 cm, en la Especial seleccionarás (ninguna) y en Por lo dejarás en blanco. En el apartado Espacio, pon a cero el espaciado Anterior, en Posterior escribe 6 pto y elige el Interlineado Sencillo.
  3. Títulos: tipo de letra Times New Roman, tamaño 14, alineado a la izquierda, en negrita y en el submenú Formato > Párrafo vas a poner la sangría izquierda y derecha a 0 cm, en la Especial seleccionarás (ninguna) y en Por lo dejarás en blanco. En el apartado Espacio, pon a cero el espaciado Anterior, en Posterior escribe 6 pto y elige el Interlineado Sencillo.
  4. Centrado: tipo de letra Times New Roman, tamaño 12, centrar texto y en el submenú Formato > Párrafo vas a poner la sangría izquierda y derecha a 0 cm, en la Especial seleccionarás (ninguna) y en Por lo dejarás en blanco. En el apartado Espacio, pon a cero el espaciado Anterior, en Posterior escribe 6 pto y elige el Interlineado Sencillo.

Más trucos imprescindibles de Word para escritores

8. Activa el símbolo ¶

En el menú de Word, busca el símbolo ¶ y haz click sobre él. Este símbolo te mostrará todos los “comandos invisibles” que has ido metiendo en tu documento.

En concreto, cuando aparezca ¶ significa que has introducido un punto y aparte.

Esto es especialmente útil para…

9. Introduce ¶ (punto y aparte), no saltos de página

Cuando termines un capítulo, seguro que estás deseando introducir un salto de página para comenzar en una página en blanco.

Déjame decirte que:

MAL. MUY MAL.

Cada vez que intentas empezar una página de blanco de esta manera, Dios mata a un gatito.

Si has seguido el truco #8, cuando intentes hacer esto comenzarás en una nueva página en Word. Sin embargo, como tu ebook se leerá en dispositivos de diferentes tamaños, podría dejar demasiado espacio en blanco.

No es lo que quieres.

El formato de los ebooks están preparados para funcionar en pantallas de tamaños muy diferentes. Desde la de un teléfono de 4 pulgadas a un tablet de 10 o un ordenador de 27.

Tu libro debe leerse bien en todas estas pantallas. Si introduces un salto de página, el lector de un smartphone de 4 pulgadas verá de repente que sus páginas están en blanco y se preguntará si hay algo mal con tu libro.

En este truco de Word para escritores, cuando quieras terminar un capítulo y comenzar uno nuevo, lo que hago es lo siguiente:

***-***

Es decir, introduzco dos líneas en blanco y una serie de símbolos que actúan de separador visual de capítulos. De esta forma, el lector sabrá que ese capítulo se ha terminado y que comienza otro.

10 a 19. Atajos de teclado básicos

No te voy a dar la matraca con lo valioso que es tu tiempo de escritor. Ya lo sabes. Pues Word puede ayudarte a ahorrar unos segundos en acciones que realizas de manera regular.

Algunos te parecerán una tontería, pero con que te ahorres cinco segundos en una acción que repites 100 veces al día, esos 500 segundos se convierten en casi diez minutos. Multiplica ese tiempo por los meses o años que estés escribiendo y encuentras una auténtica mina de oro en tiempo.

Aquí tienes el listado de atajos de teclado básico para escritores de Word (primero en Mac, después en Windows):

  • Guardado automático del documento: en Mac, cmd + s. En Windows, ctrl + s.
  • Deshacer: cmd + z. ctrl + z.
  • Rehacer: cmd + mayúsculas + z. ctrl + y.
  • Introducir hipervínculo: cmd + k. ctrl + k.
  • Copiar: cmd + c. ctrl + c.
  • Pegar: cmd + v. ctrl + v.
  • Cortar: cmd + x. ctrl + x.
  • Moverte al principio o final de la línea: cmd + flecha lateral. ctrl + flecha lateral.
  • Poner negritas: cmd + b. ctrl + n.
  • Poner cursivas: cmd + i. ctrl + i.

20. Activa el modo revisión

Cuando quieras comenzar a revisar tu obra o una parte de ella, es muy buena idea activar el modo revisión. Para ello, ve a la pestaña Revisar y activa el control de cambios.

A partir de este momento, cada cambio que hagas quedará remarcado de un color concreto. Si son varias las personas que van a revisar el mismo archivo, sus cambios aparecerán con un color diferente.

Perfecto si quieres que alguien cercano te ayude a corregir ortografía y gramática pero sabiendo exactamente dónde están los errores.

21. Utiliza el subrayado para marcar lo que te chirría

Cuando estés revisando o hayas escrito una parte de tu novela que no te acaba de encajar, puedes marcarla con el subrayado para revisarlo más adelante.

A veces es mejor darle tiempo a un texto antes de modificarlo.

Con el subrayado, además, podrás utilizar colores diferentes que signifiquen cosas distintas. Amarillo para “duda”; verde para “reescribir”; naranja para “falta contexto”.

22. Comparador de versiones

Otro de esos pequeños salvavidas que encierra Word para escritores.

Si alguna vez has cometido el horrible error de empezar a modificar una versión anticuada de tu ebook, esta funcionalidad te ayudará a ver las diferencias entre el documento antiguo y el nuevo.

Accede a Herramientas > Control de cambios > Comparar documentos.

23. Ponle nombre a las diferentes versiones

¿Te suena este tipo de nombres de archivo “Nombre de tu libro_VF-3_def-domingo”? Si eres de los que guarda varias versiones de un mismo documento, puede ser buena idea hacerlo con una clasificación predeterminada.

Mi solución: “Nombre de tu libro – Año, mes, día”.

Con mi novela El Consultor quedaría así: “El Consultor – 2015 12 01”. De esta forma, todas las versiones quedarán clasificadas por orden numérico sin que hagas nada más.

24. Personaliza el autocorrector

Tanto si estás escribiendo ficción como no ficción, es frecuente acabar tecleando las mismas palabras una y otra vez.

Aunque desconozco si es el caso, estoy casi seguro de que J.K. Rowling modificó el autocorrector para escribir automáticamente “Colegio Hogwarts de Magia y Hechicería”.

Para hacerlo, dirígete a Herramientas > Autocorrección y crea tu propia regla:

Autocorrección

25. Comprime tus fotografías sin perder calidad

Para que tu archivo Word pese lo menos posible y puedas mandarlo con rapidez a cualquier persona o sistema de archivos en la nube tipo Dropbox, necesitarás comprimir tus fotos pero sin perder calidad.

Para ello, accede al servicio Tiny PNG donde podrás comprimir tus fotografías al máximo sin que pierdan su calidad.

26. Utiliza los sinónimos

Esta no sería una guía de Microsoft Word para escritores completa sin el truco del almendruco.

Cuando te falte inspiración y hayas utilizado la palabra “coche” por quinta vez, selecciónala y haz click derecho. En Sinónimos verás una selección muy variada de palabras con las que enriquecer tu texto.

27. Buscar y reemplazar

Con El Consultor me pasó lo siguiente. Me di cuenta de que uno de mis personajes podría levantar ampollas ya que su nombre era el mismo que el de un tipo de otro departamento en el que trabajaba en Accenture.

Por eso, decidí llamarle de otra manera.

Ante el suplicio de tener que releerme por decimoctava vez mi novela, utilicé este sencillo truco: Buscar y reemplazar.

Escribes la palabra que quieres buscar y aquella con la que quieres sustituirla. Y ya está.

Word te mostrará las coincidencias y si quieres hacer la modificación, no tendrás más que darle a aceptar.

¿Qué te han parecido estos trucos de Word para escritores? ¿Conoces alguno sin el que no podrías escribir de la misma manera? Compártelo en los comentarios.